Comunicazione professionale: mezzi, funzioni, principi di organizzazione dei processi

2024 Autore: Miguel Ramacey | [email protected]. Ultima modifica: 2023-12-17 06:22

La comunicazione professionale è essenziale per consentire alle persone in un'azienda di comunicare in modo efficace tra loro. Il ritmo di lavoro dell'intera impresa dipende direttamente dalla rapidità e dalla rapidità con cui avverrà il trasferimento delle informazioni.

Le comunicazioni professionali svolgono un ruolo importante nel prendere le decisioni più efficaci e nel comunicarle al team. Se sono mal stabiliti, questo rischia di causare conseguenze negative, che possono essere espresse in errori nelle decisioni scelte, nell'emergere di incomprensioni tra dipendenti e manager, nonché nel deterioramento dei rapporti interpersonali.

Definizione del concetto

Le comunicazioni professionali sono interazioni effettuate nell'ambito delle relazioni ufficiali. Il loro obiettivo principale è raggiungere i risultati attesi, risolvere i compiti prefissati e ottimizzare determinate attività. Allo stesso tempo, ciascuno dei partecipanti alle comunicazioni professionaliha il proprio status, essendo un capo, un subordinato, un collega o un partner.

In quei casi in cui persone a diversi livelli della scala professionale (esecutore e manager) comunicano tra loro, possiamo parlare di comunicazioni subordinate. Dopotutto, qui è chiaramente visibile la verticale delle relazioni. Quando si implementa un'interazione basata sul principio della cooperazione paritaria, si può parlare di comunicazioni orizzontali.

Rilevanza del problema

La comunicazione professionale è un'esperienza quotidiana per le persone. Si svolge sul lavoro e nelle scuole, università e istituzioni ufficiali. Questa è una comunicazione tra studenti e insegnanti, subordinati e capi, concorrenti, partner e colleghi. Per raggiungere l'obiettivo che ha davanti, ogni persona deve avere familiarità con i mezzi e i principi di tali comunicazioni, perché i partner devono comunicare nella stessa lingua (sia in senso letterale che figurato), avere un'esperienza sociale comune e capirsi.

Conformità ai termini di base della comunicazione aziendale

Come rendere la comunicazione nell'attività professionale il più efficace possibile? Ciò richiederà il rispetto di una serie di condizioni. Innanzitutto, la comunicazione dovrebbe avere uno scopo chiaro. Allo stesso tempo, l'interesse di tutte le persone coinvolte in questo processo è importante per realizzarlo. Un esempio è la conclusione di un accordo, l'instaurazione di relazioni, il coordinamento di eventi, lo sviluppo delle condizioni più favorevoli per la cooperazione, ecc.

A tuttii partecipanti alla comunicazione professionale e aziendale devono mettersi in contatto tra loro e farlo indipendentemente da simpatie o antipatie personali. Allo stesso tempo, è obbligatorio osservare la subordinazione, i ruoli lavorativi, l'etichetta aziendale e le restrizioni formali. Quest'ultimo concetto implica non solo l'attuazione di vari protocolli, routine e regolamenti, ma anche la banale esigenza di controllare il potere delle proprie emozioni e rispettare l'interlocutore.

Inoltre, una delle condizioni necessarie per l'implementazione più efficace della comunicazione d'impresa nelle attività professionali è la sua gestibilità. Il capo dell'azienda, in quanto persona più interessata a risolvere i compiti che deve affrontare il team, dovrebbe prima occuparsi di un momento del genere. Per lui è importante motivare i suoi dipendenti a trovare la soluzione migliore, perché altrimenti rimarranno osservatori passivi, senza offrire alcuna idea.

Strumenti di comunicazione aziendale

La comunicazione professionale è un desiderio significativo di una persona o di un intero gruppo di persone di motivare un dipendente o l'intero team ad azioni che possono in qualche modo cambiare la situazione o trasformare la conversazione in una direzione diversa.

Ci sono una serie di strumenti disponibili per l'attuazione del piano. Quindi, i mezzi di comunicazione professionale includono:

1. Posta regolare. Di tutti i mezzi di comunicazione aziendale, è il più antico. E a questo proposito, la posta tradizionale ha un numero dicarenze. Consistono in una bassa velocità di trasmissione dei messaggi, un design più complesso delle lettere (rispetto ad altri tipi di comunicazioni), ecc. E questo per non parlare del fatto che questo sistema non funziona sempre al livello corretto. Ma la posta ordinaria è ancora oggi utilizzata come mezzo di comunicazione professionale. Il suo principale vantaggio è un modo molto accettabile per trasferire documenti importanti tra i partner. Nelle relazioni d'affari può essere utilizzato anche un metodo come la trasmissione di telegrammi. Questo servizio è fornito anche per posta.
2. Connessione telefonica. Questo è un mezzo di comunicazione aziendale molto efficiente. Tuttavia, le trattative telefoniche non sono giuridicamente vincolanti. Questo punto dovrebbe essere preso in considerazione quando si utilizzano comunicazioni professionali, mentre si utilizzano altri mezzi.
3. E-mail. Questo mezzo di comunicazione aziendale relativamente nuovo gode di una meritata popolarità. Uno dei suoi principali vantaggi è la combinazione della forma della comunicazione scritta (testo fisso) con le qualità che ha la comunicazione orale, sotto forma di velocità di trasferimento delle informazioni e possibilità di ottenere una risposta quasi istantanea. Tali qualità fanno della posta elettronica uno dei principali mezzi utilizzati per la trasmissione di messaggi di natura informale.
4. Fax. Utilizzando un dispositivo speciale, puoi trasferire molto rapidamente una copia di qualsiasi documento al tuo partner. La velocità è un indubbio vantaggio della comunicazione in facsimile. Tuttavia, i documenti trasmessi in questo modo non hanno valore legale, perché non lo hannofirme e sigilli originali. Ecco perché, nella maggior parte dei casi, il fax come mezzo di comunicazione viene utilizzato solo per la tempestiva trasmissione di documenti. Possono essere accettati per l'esecuzione solo se gli originali vengono inviati dopo di loro per posta ordinaria. Si tenga presente che è vietato inviare via fax documenti contrassegnati come "Per uso ufficiale" o "Riservato".

Comunicazione commerciale

Il contatto orale è sempre stato al centro della comunicazione professionale. Si svolge tra persone che sono interconnesse dagli interessi del caso, e hanno anche i poteri necessari per risolvere i problemi sorti e stabilire partnership.

Tali conversazioni sono un mezzo di comunicazione professionale, che incorpora tutti i vantaggi che mancano alla comunicazione telefonica e allo scambio di informazioni scritte. Il fatto è che la comunicazione aziendale:

• svolto in condizioni di stretto contatto, quando è possibile concentrarsi su un solo interlocutore o su un piccolo gruppo di persone;
• crea le condizioni in cui possono essere stabilite relazioni personali;
• implica un contatto diretto.

La conversazione d'affari si riferisce principalmente al discorso orale. E, rispetto alla forma scritta, presenta una serie di differenze significative. Durante tale conversazione, diventa possibile influenzare direttamente l'interlocutore o un gruppo di persone. In questo caso vengono utilizzati gesti ed espressioni facciali, intonazione e così via. Oltretutto,la comunicazione faccia a faccia non lascia tempo per pensare in anticipo. Ecco perché le forme casuali di comunicazione sono spesso utilizzate in una conversazione di lavoro, così come alcune caratteristiche stilistiche e grammaticali.

Utilizzata come base della comunicazione professionale, la conversazione d'affari si distingue principalmente per la costruzione logica del pensiero. Sulla base della pratica esistente, si può sostenere che gli uomini d'affari che sono eccellenti nell'usare giudizi e concetti, che sono in grado di dimostrare in modo convincente e trarre conclusioni corrette, hanno successo molto più velocemente di quegli uomini d'affari che non possiedono queste capacità.

La conversazione professionale ha una sua cultura psicologica. Sta nella capacità degli interlocutori di fare una buona impressione sugli altri, creare un'atmosfera amichevole dell'incontro, applicare tecniche speciali che proteggono da domande errate, ascoltare i loro oppositori fino alla fine e, se necessario, confutare le loro argomentazioni, utilizzare un tecnica che consente una comunicazione senza conflitti.

Relazioni interculturali

Oggi, il mondo è sempre più coinvolto dal processo di globalizzazione. Ecco perché la comunicazione professionale interculturale viene in primo piano. Per la sua attuazione sono necessari specialisti che non conoscano solo una lingua straniera. Devono padroneggiarlo in termini di comunicazione aziendale.

Molto spesso tali comunicazioni professionali avvengono in inglese. È il principale mezzo di comunicazione inlivello interstatale.

L'inglese nel campo della comunicazione professionale è una versione modernizzata e semplificata della lingua inglese in generale. È caratterizzato dalla presenza di frasi cliché standard e da tutti i tipi di schemi. Uno specialista deve conoscerli ed essere in grado di usarli in determinate situazioni.

Se un interprete è invitato a un incontro di lavoro da un uomo d'affari, nella comunicazione professionale un tale specialista non procederà solo dalla sua esperienza di vita e dal comportamento accettato nel suo ambiente culturale natale. Tenere conto delle peculiarità del comportamento delle altre persone aiuterà ad evitare malintesi, errori e problemi nella conversazione.

Nella comunicazione professionale interculturale, è necessario conoscere le norme interpersonali delle relazioni che sono accettate in una determinata società. Vale a dire - linguaggi di comunicazione non verbali e verbali. Il primo include vari segnali senza parole che i partecipanti alla comunicazione si scambiano. Spesso lo fanno inconsciamente. Va tenuto presente che la conoscenza dei linguaggi non verbali e verbali nella comunicazione professionale di natura interculturale è la chiave per un incontro di successo. Uno specialista dovrebbe essere consapevole del timbro del discorso adottato da un particolare popolo, del volume della pronuncia, dell'intonazione, delle espressioni facciali, delle posture, ecc. Le norme per il loro utilizzo durante una conversazione possono presentare alcune differenze. Un ottimo esempio è il tradizionale sorriso americano. In Russia, è considerato falso e artificiale. americanial contrario, credono che i russi siano troppo cupi, maleducati e seri.

Formazione di specialisti

Come vengono risolti i problemi con la comunicazione commerciale interstatale? Una trattativa di successo richiede la presenza di un traduttore altamente qualificato nel campo della comunicazione professionale, che abbia conoscenze sia specialistiche che culturali generali. Le università russe stanno formando tali specialisti.

Allo stesso tempo, viene utilizzato attivamente un programma chiamato "Traduttore nel campo della comunicazione professionale". Fornisce le competenze per comunicare efficacemente negli scambi commerciali e culturali di oggi.

Funzioni principali

Tra le caratteristiche della comunicazione professionale c'è il suo sistema piuttosto complesso. Si compone di molti livelli, che coprono non solo un'organizzazione specifica, ma anche l'ambiente esterno. Considera le principali funzioni della comunicazione professionale.

1. Informativo. Le comunicazioni professionali sono progettate per svolgere il ruolo di un determinato intermediario. Con il suo aiuto, idee, decisioni e messaggi vengono scambiati tra i dipendenti. La funzione informativa della comunicazione aziendale è necessaria per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione, nonché per eliminare i problemi che sorgono durante questo processo.
2. Motivazionale. Le comunicazioni professionali contribuiscono al desiderio dei dipendenti di svolgere meglio i propri compiti. Questa è la funzione motivazionale.comunicazioni professionali. In questo caso, il leader usa mezzi come l'ordine, la persuasione, il suggerimento e la richiesta.
3. Controllo. Utilizzando la subordinazione gerarchica, questa funzione è progettata per monitorare il comportamento dei dipendenti dell'azienda.
4. Espressivo. Con l'aiuto di questa funzione, le comunicazioni professionali contribuiscono alla soddisfazione dei bisogni sociali attraverso l'espressione di esperienze e sentimenti su ciò che sta accadendo.
5. Comunicativo. Questa caratteristica è molto specifica. Con il suo aiuto vengono identificati e risolti gli errori ei problemi tipici emersi nella comunicazione aziendale e vengono formulati principi di comportamento ottimale.

Le funzioni della comunicazione professionale possono essere considerate anche nell'ottica di garantire la vita dell'impresa nel suo insieme. In questo caso, avviene quanto segue:

1. Funzione di regolamentazione. Quando si comunica, c'è un impatto indiretto o diretto sul dipendente, che è l'oggetto della gestione. Tale funzione contribuisce all'organizzazione delle azioni congiunte nel team, al coordinamento e all'ottimizzazione da parte del responsabile di tutte le azioni eseguite dal team.
2. Funzione di controllo sociale. Qualsiasi metodo per risolvere i problemi dell'organizzazione, nonché le sue forme e principi di lavoro, ha un carattere normativo pronunciato. La regolamentazione di tutte queste disposizioni, che è nelle istruzioni e negli ordini del capo, aiuta a garantire l'organizzazione e l'integrità dell'istituto, nonché la coerenza delle azioni congiunte di ciascun membro del team. Per mantenere questa direzione eesercitare le proprie comunicazioni professionali di controllo sociale.
3. Funzione di socializzazione. È uno dei compiti principali di qualsiasi leader. Questa funzione consente ai giovani dipendenti di partecipare ad attività congiunte, che iniziano a padroneggiare abilità e abilità comunicative, imparano a navigare in una situazione di comunicazione, parlare e ascoltare. Tutto ciò è molto importante non solo ai fini dell'adattamento interpersonale, ma anche per l'attuazione delle attività professionali. Allo stesso tempo, i giovani acquisiscono un atteggiamento tollerante, interessato e benevolo verso gli altri dipendenti e la capacità di agire per svolgere un compito collettivo.
4. Socio-pedagogico. Nel processo di comunicazione professionale, c'è un processo di formazione, educazione e sviluppo della personalità del dipendente mentre gli trasferisce l'esperienza pratica. Grazie ai contatti sistematici che compaiono nel corso delle attività congiunte, tutti i partecipanti alla comunicazione acquisiscono conoscenze sia su se stessi che sui partner, nonché sulle migliori opzioni per risolvere i compiti che il team deve affrontare. Padroneggiare le abilità pratiche a volte diventa per alcuni dipendenti un possibile compenso per la mancanza di conoscenze professionali. E questo è assicurato dalla funzione socio-pedagogica della comunicazione.

Linee guida

Le comunicazioni professionali si basano su:

1. Interpersonalità. Tale comunicazione è caratterizzata da versatilità, apertura all'interazione tra le persone. Questo principio si basa sull'interesse personale reciproco. E questo nonostanteche la comunicazione è orientata al business. Tale comunicazione porta inevitabilmente le caratteristiche del contatto interpersonale.
2. Responsabilità. Questo principio di comunicazione professionale è multiuso, perché il processo di comunicazione aziendale, insieme al carico di informazioni previsto, ha anche un obiettivo sottostante. Ad esempio, un leader, informando il team sui dati statistici di cui dispone, vuole evidenziare gli aspetti problematici di una particolare area di attività. Allo stesso tempo, molto probabilmente, a livello inconscio, cerca di dimostrare ai presenti la sua eloquenza, erudizione e intelligenza.
3. Continuità. Questo è un altro dei principi della comunicazione professionale. Consiste nel fatto che, entrando nel campo visivo del nostro partner commerciale, diventiamo gli iniziatori di un contatto continuo con lui. Allo stesso tempo, la comunicazione avviene non solo a livello verbale. Il partner riceve costantemente messaggi comportamentali da cui può trarre conclusioni appropriate.
4. Multidimensionalità. Nel corso della comunicazione professionale si realizzano almeno due aspetti delle relazioni interpersonali. Il primo di questi è il trasferimento di informazioni commerciali e il mantenimento del contatto creato. Il secondo è la traduzione di un atteggiamento emotivo nei confronti di un partner (può essere positivo o negativo).

Etica della comunicazione professionale

Ciascuno dei partecipanti alla comunicazione aziendale deve avere:

1. Onestà. Avendo un tale tratto caratteriale, le persone si astengono da azioni ingannevoli e inganni. Tuttavia, anchecoloro che considerano l'onestà uno standard indispensabile del comportamento negli affari, a volte devono ancora mentire. In questo caso, le persone devono scegliere tra alternative che non le soddisfano. Tuttavia, la verità deve sempre essere detta. La menzogna è giustificata solo quando si sceglie il minore dei due mali, quando le circostanze lo richiedono.
2. Integrità. Questa caratteristica inerente a una persona trova la sua espressione nell'unità delle sue azioni e convinzioni. Il comportamento dignitoso è l'esatto opposto della doppiezza e dell'ipocrisia. Una persona del genere farà sempre ciò che ha promesso. Ad esempio, un dipendente aiuterà sicuramente il suo collega nell'esecuzione di un incarico di lavoro. Questo accadrà anche quando non sarà così facile per lui farlo, ma ha fatto una promessa.
3. Giustizia. Questo tratto caratteriale implica l'assenza di pregiudizi e obiettività nel valutare le altre persone e le loro azioni.
4. Responsabilità. Questa caratteristica di un partecipante alle relazioni d'affari si manifesta nella misura in cui è responsabile delle sue parole, osserva gli standard morali e adempie ai suoi obblighi.